PEC amministratori al Registro Imprese: cosa cambia dal 15 gennaio 2026

Il 15 gennaio 2026 è la data che ogni amministratore di società di capitali dovrebbe avere cerchiata in rosso sull’agenda. Da quel giorno entrano in vigore le nuove modalità tecniche per comunicare il domicilio digitale al Registro delle Imprese, con un perimetro di soggetti obbligati ridisegnato dall’articolo 13 del DL 159/2025, in vigore dal 31 ottobre scorso.

Il decreto ha messo ordine in una materia che, fino a poche settimane fa, generava incertezze interpretative e adempimenti ridondanti. La direzione è chiara: meno soggetti coinvolti, ma regole più stringenti su chi deve fare cosa.

Chi è davvero obbligato a comunicare la PEC

La novità più rilevante riguarda proprio il perimetro soggettivo. Il legislatore ha ristretto la platea degli amministratori tenuti all’adempimento, individuando con precisione le figure responsabili. Sono obbligati a comunicare il proprio domicilio digitale al Registro delle Imprese:

• l’amministratore unico, nelle società che hanno optato per questa forma di governance;
• l’amministratore delegato, quando esiste una delega operativa formale;
• in mancanza dei primi due, il Presidente del Consiglio di Amministrazione.

L’obbligo riguarda società di capitali, cooperative e società consortili. Restano fuori, dunque, i consiglieri privi di delega, che fino a poco fa molti professionisti ritenevano comunque coinvolti per prudenza. Una semplificazione concreta, soprattutto per i consigli di amministrazione di grandi dimensioni.

Perché la PEC personale non può coincidere con quella sociale

Qui sta il nodo tecnico più delicato. Il domicilio digitale dell’amministratore deve essere distinto da quello della società. Tradotto: non basta indicare la PEC aziendale già iscritta al Registro Imprese. Serve una casella riconducibile alla persona fisica dell’amministratore, intestata a lui o a lei, utilizzabile per le comunicazioni che lo riguardano in quanto organo della società.

La logica è quella di separare la sfera societaria da quella personale dell’amministratore, garantendo un canale di notifica dedicato. Una scelta che ha conseguenze pratiche immediate: chi ricopre cariche in più società dovrà comunque indicare un domicilio digitale personale, anche se valido per tutte le posizioni.

La richiesta di proroga di Unioncamere

Le Camere di Commercio, attraverso Unioncamere, hanno chiesto formalmente al MIMIT di spostare il termine al 31 marzo 2026. La motivazione è di natura organizzativa: i tempi tecnici per adeguare i sistemi telematici, formare gli operatori camerali e informare le imprese sono giudicati troppo stretti rispetto alla data del 15 gennaio.

Unioncamere ha inoltre segnalato l’opportunità di non avviare procedure sanzionatorie nei primi mesi, almeno fino a quando le nuove modalità non saranno pienamente operative e conosciute. Al momento, però, la proroga non è stata ancora ufficializzata. Pertanto chi sta pianificando gli adempimenti societari del primo trimestre 2026 farebbe bene a considerare valida la scadenza originaria, salvo conferme successive.

Cosa rischia chi non comunica

Il mancato adempimento espone alle sanzioni previste dall’articolo 2630 del codice civile per le omesse comunicazioni al Registro Imprese. Si parla di importi che, per ciascun amministratore inadempiente, possono raggiungere alcune centinaia di euro, con riduzioni in caso di regolarizzazione spontanea entro trenta giorni. Non sono cifre devastanti, ma moltiplicate per più cariche e più società diventano un costo evitabile.

Vale la pena ricordare un aspetto spesso sottovalutato: l’iscrizione del domicilio digitale nel Registro Imprese ha valore di pubblicità legale. Significa che le comunicazioni inviate a quella PEC si considerano perfezionate anche se l’amministratore non le legge. Un domicilio digitale sbagliato o non monitorato può tradursi in decadenze, mancate impugnazioni o notifiche fiscali ignorate.

Come prepararsi all’adempimento

Il primo passo è verificare la situazione attuale della società. Una visura camerale aggiornata permette di controllare chi risulta iscritto come amministratore, con quali cariche e con quale eventuale domicilio digitale già comunicato. Da lì si capisce se ci sono allineamenti da fare prima di gennaio.

Il secondo passo è procurarsi, per ciascun soggetto obbligato, una casella PEC personale. Il mercato offre soluzioni a partire da poche decine di euro l’anno. Attenzione alla scelta del provider: la casella deve essere attiva, conforme agli standard tecnici e gestibile per il rinnovo. Una PEC scaduta equivale, ai fini delle notifiche, a non averla.

Il terzo passo riguarda la comunicazione vera e propria al Registro Imprese. La pratica si presenta telematicamente, tramite il sistema ComUnica, e richiede la firma digitale dell’amministratore interessato o del professionista incaricato. Le specifiche tecniche definitive dovrebbero essere pubblicate da InfoCamere nelle settimane precedenti l’entrata in vigore.

Un’occasione per fare ordine

Molte società scopriranno, in questa occasione, che la propria anagrafica camerale presenta disallineamenti: cariche scadute mai cancellate, indirizzi non aggiornati, amministratori dimissionari ancora formalmente in carica. La scadenza del 15 gennaio diventa così l’occasione per una manutenzione complessiva della posizione al Registro Imprese.

Lo stesso vale per chi gestisce relazioni con fornitori e partner: verificare la regolarità del Registro Imprese delle controparti, anche attraverso un report aziendale approfondito, diventa parte di una due diligence ordinaria. Una società con amministratori privi di domicilio digitale comunicato segnala, già di per sé, una gestione poco attenta agli adempimenti.

Cosa fare adesso

In attesa di sapere se la proroga al 31 marzo arriverà, la strategia più ragionevole è muoversi entro fine anno. Identificate gli amministratori obbligati nelle vostre società, verificate che dispongano di una PEC personale distinta da quella sociale, e pianificate la pratica telematica con il commercialista o lo studio di riferimento. Chi gestisce più cariche in più società può organizzare un’unica sessione di adempimenti, riducendo costi e tempi. Affrontare la scadenza con anticipo evita il caos di gennaio, quando gli sportelli telematici tendono a congestionarsi e i tempi di risposta delle Camere si allungano.